A Visão ECM do Dashboard foi desenvolvida para oferecer uma visão estratégica sobre os documentos corporativos armazenados e gerenciados no SmartShare. Por meio de indicadores e gráficos interativos, é possível acompanhar o ciclo de vida dos documentos, monitorar publicações, aprovações, assinaturas e validade, além de identificar tendências e oportunidades de melhoria na gestão documental da organização.
Os dados apresentados consideram os filtros selecionados no dashboard, permitindo análises direcionadas por período e tipo documental.
Indicadores Principais
Os indicadores abaixo apresentam uma visão consolidada da situação atual dos documentos publicados no portal, facilitando o acompanhamento dos principais processos de gestão documental e auxiliando na tomada de decisões.
Quantidade de documentos: Total de documentos do seu repositório no período selecionado. Inclui vigentes, expirados e em aprovação; não inclui reprovados nem excluídos.
Vigentes: Documentos publicados e válidos no portal, prontos para consulta pelos usuários autorizados.
Expirados: Documentos com validade vencida. Inclui os que já possuem uma nova versão agendada para publicação futura.
Em aprovação: Documentos aguardando aprovação dos responsáveis antes de serem publicados no portal.
Status de validade: Distribuição dos documentos por situação de validade no portal. Clique em um segmento para ver a lista detalhada.
Status de assinatura: Andamento da assinatura digital dos documentos. Clique em um segmento para ver quais documentos estão em cada etapa.
Status de aprovação: Situação da aprovação da versão vigente de cada documento. Clique em um segmento para ver a lista correspondente.
Documentos vigentes por tipo: Quantidade de documentos vigentes por categoria documental. Ajuda a identificar quais tipos concentram mais volume ativo. Clique em uma barra para detalhar..
Top 10 áreas – documentos vigentes: As 10 áreas cujos publicadores mais contribuíram com documentos vigentes no período. É considerada a área principal do autor da publicação.