A visão BPM do Dashboard fornece indicadores e métricas relacionadas aos fluxos de processos da organização, permitindo acompanhar volumes, desempenho operacional e identificar possíveis gargalos.
Aba volume e Status
A aba Volume e Status apresenta indicadores quantitativos relacionados ao volume de processos e ao status de execução dos fluxos.
Indicadores Principais
Fluxos em Aberto: Quantidade total de fluxos que permanecem em execução durante o período selecionado.
Fluxos no Prazo: Quantidade de fluxos em andamento que estão dentro do prazo definido pelo SLA do processo.
Fluxos em Risco: Quantidade de fluxos em andamento que estão próximos de exceder o prazo estabelecido pelo SLA, exigindo acompanhamento preventivo.
Fluxos Atrasados: Quantidade de fluxos em andamento que já ultrapassaram o prazo definido pelo SLA.
Fluxos Finalizados: Quantidade total de fluxos concluídos no período selecionado, independentemente do tempo de execução ou cumprimento do SLA.
Fluxos por processo: Exibe a distribuição dos fluxos em andamento por processo, segmentados pelos status de prazo:
- No Prazo.
- Em Risco.
- Atrasado.
Este gráfico permite identificar quais processos concentram maior volume de trabalho e quais apresentam maior incidência de atrasos
Status das tarefas em execução: Apresenta o percentual de tarefas ativas agrupadas pelos seguintes status de prazo: No Prazo, Em Risco e Atrasado. O indicador funciona como um termômetro da saúde operacional dos processos, permitindo identificar rapidamente possíveis desvios de SLA no nível de tarefa.
Fluxos iniciados e finalizados por período: Exibe a evolução mensal dos fluxos iniciados e concluídos durante o período selecionado.
A comparação entre os volumes iniciados e finalizados auxilia na identificação de acúmulo de demandas (backlog) e da capacidade operacional da organização.
Fluxos por área: Apresenta a quantidade de fluxos finalizados distribuídos por área organizacional dentro do período selecionado.
Quando o filtro de processo estiver configurado para apenas um processo, poderá ser exibida apenas uma área responsável.
Este gráfico auxilia na identificação de áreas com maior volume de trabalho e possíveis pontos de sobrecarga.
Processos mais solicitados: Ranking dos processos por volume de fluxos iniciados no período selecionado. Este indicador permite identificar processos críticos para a operação, priorizar iniciativas de melhoria, direcionar investimentos em automação e planejar a alocação de recursos.
Aba Desempenho Operacional
A aba Desempenho Operacional concentra indicadores voltados à eficiência e produtividade dos processos.
Enquanto a aba Volume e Status responde à pergunta “quantos processos existem”, esta aba responde “com que eficiência eles estão sendo executados”.
Tempo médio de conclusão: Representa a média aritmética do tempo decorrido entre a abertura e a conclusão dos fluxos finalizados dentro do período selecionado.
Este indicador auxilia na identificação de processos com tempos de execução elevados.
Taxa de conclusão: Indica o percentual de fluxos concluídos em relação ao volume total de fluxos do período.
Fórmula:
Taxa de Conclusão = (Fluxos Finalizados ÷ (Fluxos Abertos + Fluxos Finalizados)) × 100
Este indicador permite avaliar a capacidade da operação em transformar demandas iniciadas em processos concluídos.
SLA dos fluxos finalizados: Exibe o percentual de fluxos agrupados por situação de SLA:
- No Prazo.
- Em Risco.
- Atrasado.
O objetivo é monitorar o nível histórico de conformidade dos processos em relação aos prazos estabelecidos.
Obs: Gráfico leva em consideração apenas os fluxos em andamento.
SLA das tarefas finalizados: Mostra o percentual de tarefas finalizadas que possuem meta de tempo definida, agrupadas em No Prazo e Atrasado. Complementa o indicador de SLA de fluxos com uma visão no nível de tarefa.
Tempo por processo: Apresenta métricas de tempo para cada processo finalizado:
- Tempo Mínimo.
- Mediana.
- Tempo Médio.
- Tempo Máximo.
A análise dessas métricas permite avaliar a previsibilidade e a estabilidade da execução dos processos.
Grandes variações entre os tempos mínimo e máximo podem indicar exceções operacionais ou falta de padronização.
Aging dos processos: Agrupa os fluxos em andamento em faixas de idade (0-3, 4-7, 8-15, 16-30, 31-60 e mais de 60 dias), contadas desde o início do fluxo até a data atual. Ajuda a identificar fluxos parados há muito tempo, independentemente do status de SLA.
Lead time ao longo do tempo: Série temporal do tempo total (em dias corridos, do início ao fim) dos fluxos finalizados, com médio, mediana e P90 por período.
Hoje é possível alterar a visão do gráfico entre as opções: Dia, Semana ou Mês.
Permite acompanhar se o tempo de entrega dos processos está melhorando ou piorando ao longo do tempo.
Lead time por processo: Tabela com, para cada processo: quantidade de fluxos finalizados, tempo médio, mediana, P90, máximo (em dias corridos) e percentual de cumprimento de SLA histórico.
Possui a opção exportar CSV, em que é possui exportar um relatório dos registros.
Diferente do indicador “Tempo por processo”, aqui a métrica é o tempo corrido de ponta a ponta (do início ao fim do fluxo), e não o tempo efetivamente consumido no motor de workflow.
Aba carga e Gargalos
A aba Carga e Gargalos tem como objetivo identificar concentrações de trabalho, sobrecargas operacionais e possíveis gargalos relacionados a usuários e papéis organizacionais.
Atenção! O calculo leva em consideração apenas atividades de usuário.
Usuário mais veloz: Exibe o usuário que apresentou o menor tempo médio de execução das tarefas de um fluxo finalizado no período selecionado.
Além do indicador de tempo, é exibido o nome do usuário responsável
Usuário mais demorado: Exibe o usuário que apresentou o maior tempo médio de execução das tarefas de um fluxo finalizado no período selecionado.
Além do indicador de tempo, é exibido o nome do usuário responsável.
Maior carga de trabalho: Exibe o usuário com a maior quantidade de tarefas de um fluxo finalizado atribuídas dentro do período filtrado.
O indicador permite identificar possíveis situações de sobrecarga operacional.
Papel mais carregado: Exibe o papel organizacional com o maior número de tarefas de um fluxo finalizado atribuídas durante o período selecionado.
Este indicador auxilia na análise de distribuição de trabalho entre funções e perfis organizacionais.
Usuários Mais velozes: Exibe o usuário que apresentou o menor tempo médio de execução das tarefas de um fluxo finalizado no período selecionado. Além do indicador de tempo, é exibido o nome do usuário responsável.
Usuários Mais demorados: Exibe o usuário que apresentou o maior tempo médio de execução das tarefas de um fluxo finalizado no período selecionado. Além do indicador de tempo, é exibido o nome do usuário responsável.
Usuários com mais tarefas: Ranking dos usuários com maior volume de tarefas de um fluxo finalizado atribuídas no período selecionado. O indicador auxilia na avaliação da distribuição da carga de trabalho entre os colaboradores.
Papeis com mais tarefas: Ranking dos papéis organizacionais com maior volume de tarefas de um fluxo finalizado atribuídas durante o período selecionado. Permite identificar funções críticas para a operação e apoiar decisões relacionadas à distribuição de recursos e automação de atividades.
Tarefas em execução com maior tempo aberto: Lista as tarefas atualmente ativas, ordenadas pelo tempo aberto (dias corridos desde o início da tarefa), da maior para a menor, com responsável, papel, fluxo e status de prazo. Permite priorizar o atendimento das tarefas paradas há mais tempo.
Processos que exigem ação: Ranking dos processos com maior número de tarefas ativas em situação de risco ou atraso no momento. Diferente do gráfico “Fluxos por processo”, que olha o status consolidado do fluxo inteiro, este indicador aponta diretamente onde há tarefas críticas pendentes de ação imediata.
