Quem tem permissão de visualizar fluxos finalizados?

No SmartShare 4, a visualização de fluxos finalizados segue regras de permissões, aplicadas a partir da última atividade executada no fluxo e das permissões atribuídas ao usuário logado.

De forma padrão, o painel Finalizados exibe os fluxos cuja última atividade atende às regras de permissão do sistema, considerando o papel, a área e a participação do usuário no processo.

Para que um fluxo finalizado seja exibido, é necessário que seja atendido pelo menos um dos critérios abaixo:

• O papel do administrador do processo corresponda a um dos papéis do usuário logado;

• O usuário logado ou um membro da sua equipe executou pelo menos uma atividade do fluxo.

Para determinar que o fluxo teve participação de um membro da equipe, a área principal do usuário logado deve corresponder a um dos perfis do usuário responsável pela execução de pelo menos uma das atividades do fluxo. Esse perfil deve estar configurado em “Grupos de usuários para exibir tarefas” no Gerenciamento de Usuários.

Exceções que podem alterar a exibição

Apesar da regra geral de permissão, algumas configurações específicas do processo ou da atividade podem modificar a forma como as informações são exibidas ao visualizar um fluxo finalizado. Veremos a seguir casos específicos que afetam na exibição da atividade:

Fluxos com atividades paralelas

Quando a última etapa do fluxo estiver dentro de uma atividade paralela, será considerada como referência a atividade finalizada por último dentro da paralela. Essa atividade será utilizada para validação das permissões e definição da exibição do fluxo.
Exemplo de fluxo com paralela:

Configurações do passo/atividade 

As permissões configuradas no Gerenciamento de Atividades podem sobrescrever o padrão de exibição. Nesses casos, o sistema sempre respeita a opção “Não exibir”, considerando o usuário logado e suas permissões.

Atenção! Essa configuração é válida exclusivamente para a visualização no Share4; a exibição dos campos na Visão Clássica é definida separadamente no Gerenciamento de Acompanhamento.

Impactos na visualização:

• Formulário:
  Permissão Nenhum → a aba Formulário é exibida com a mensagem “Tarefa sem formulário”.

• Subprocesso:
  Permissão Não exibir → a aba Subprocesso não é exibida.

• Comentários (Observações):
  Permissão Não exibir → o menu Comentários não é exibido.

• Anexos:
  Permissão Não exibir → o menu Anexos não é exibido.

• Histórico:
  Permissão Não exibir → Exceção: no SmartShare 4, a aba Histórico sempre é exibida.

Observação

• Ao visualizar fluxos finalizados no Share4, as configurações do Gerenciamento de Acompanhamento não são consideradas.