Documentação do Processo

O SmartShare disponibiliza ao administrador a possibilidade de documentar processos criados e publicar esta documentação no sistema. A documentação gerada terá como base todas as informações cadastradas ao processo, como o detalhamento de cada atividade, o fluxograma e todas as informações referente à versão selecionada para documentar. Ao clicar do botão Documentação Processo, será apresentado ao administrador uma tela para a geração de documentos do processo.

Nesta tela, o administrador poderá personalizar a visualização do documento, através das opções listadas na tela Gerar Documentação do Processo, como mostrado na figura acima o passo 1, segue o detalhamento dessas opções:

Versão: Selecionar a versão do processo que deseja documentar;

Mostrar Logo Personalizado: Marcar para personalizar a logo que será utilizada na documentação do processo. Por padrão está logo deverá ser previamente cadastrada no sistema através do Gerenciamento de Logos.

Para obter mais informações referente ao Gerenciamento de Logos.

Cor do fundo dos títulos: Selecionar a cor que será utilizada como fundo dos títulos principais da documentação;

Cor do fundo dos títulos secundários: Selecionar a cor que será utilizada como fundo dos títulos secundários do documento;

Cor da letra dos títulos: Selecionar a cor de letra dos títulos principais;

Cor da letra dos títulos secundários: Selecionar a cor de letra dos títulos secundários;

Possui área de assinatura: Marcar se o documento terá área de assinatura para aprovação do documento. Se esta opção for marcada, habilitará um novo campo para a inserção da quantidade de assinaturas dispostas a documentação;

Formato da página do fluxograma: Selecionar o formato da página que será utilizado na documentação do processo (A0-A1-A2-A3-A4-A5-A6);

Rotacionar a página do fluxograma: Marcar para rotacionar o fluxograma na documentação em modo paisagem;

Exibir detalhamento do formulário: Se selecionado irá listar na documentação o formulário associado ao processo;

Exibir detalhamento de tipos de Anexo: Se marcado irá adicionar a documentação do processo os tipos de anexos vinculados ao mesmo;

Exibir detalhamento de Opções: Se selecionado irá listar na documentação as opções vinculadas às atividades do processo;

Depois de estabelecida todas as configurações de personalização, clicar no botão Gerar para validar as informações inseridas em tela, e para verificar como a documentação ficará após sua publicação, o administrador deverá clicar em Visualizar (Figura acima, passo 2). Segue abaixo o modelo da documentação do processo gerada pelo sistema (Figura abaixo):

A publicação do documento no sistema se fará através do botão Publicar, quando selecionada abrirá a tela de publicação, onde o administrador terá que preencher os campos para publicação (Figura abaixo) em seguida clicar em CONFIRMAR, para concluir a publicação do documento. É necessário que o tipo de documento correspondente à publicação do processo esteja configurado na tabela de parâmetros (12 – Código do tipo de documento da documentação automático do processo), pois a publicação somente será concretizada se esta configuração for realizada.

Para obter mais informações referente à configuração de parâmetros, leia Gerenciamento de Parâmetros.

Para restaurar a configuração padrão de visualização do documento, o administrador deverá clicar no botão Restaurar Padrão (Primeira figura, passo 2).

Para sair da tela Gerar Documentação do Processo, clicar no botão SAIR disposto no canto superior direito da tela, e será direcionado para a tela Editar Processo. Para sair da tela Editar Processo, o administrador deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X), se o processo estiver em fase de construção as configurações salvas serão mantidas, caso o administrador clique em SAIR. Caso o surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à edição do novo processo, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?).