Apêndice XVIII: Processo de Criação/Revisão de Documentos via Fluxo BPM

PROCESSO DE CRIAÇÃO/REVISÃO DE DOCUMENTOS VIA FLUXO

Segue detalhamento passo a passo das configurações e funcionamento da utilização de processos padrões do sistema SmartShare na criação e/ou revisão de documentos ECM.

PARAMETRIZAÇÃO

Como é de conhecimento, ao realizar uma publicação no SmartShare é necessário informar qual é o tipo de documento relacionado à publicação, exemplos: Procedimento, Nota Fiscal, Manual de Produto. Para a utilização dos processos padrões de criação/revisão de documentos tais tipos de documento precisam ter parametrizado a opção “Requer Aprovação para Publicação”, conforme destaque (Figura abaixo):

Para todos os tipos de documento que necessitam de publicação via processo padrão, é necessário realizar esse procedimento.

Ao realizar esse procedimento, o tipo de documento não ficará mais disponível para seleção quando for uma publicação simples, somente quando for uma publicação via fluxo. Leia-se por publicação simples quando a mesma é iniciada através da opção padrão, conforme figura abaixo.

PROCESSO PADRÃO PARA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Após a parametrização dos tipos de documentos já é possível utilizar o processo padrão para criação de documentos. Para acesso ao mesmo, acessar a pasta “Processos”, conforme imagem abaixo:

O processo para criação de documentos possui a seguinte estrutura (Figura abaixo).

Para iniciar o fluxo de criação de documentos, clicar na publicação Processo Padrão Criação de Documentos.

1º Atividade – Solicitação/Elabora Documento: Essa é a atividade inicial do processo, o tipo de executor é o próprio solicitante. Nessa atividade o solicitante deverá informar no campo “Informações” um descritivo breve sobre a criação do documento, exemplo: Área relacionada, objetivo do documento etc;

2º Antes de encaminhar para aprovação, é obrigatório anexar qual é o documento que está sendo criado, para isso utilize o botão “Opções” e “Anexar”;

3º Selecione o tipo de anexo “Documento Criado” (Figura abaixo);

4º Após anexar, utilize a opção “Enviar para Aprovação” ;

5º Atividade – Aprova Criação: Nessa atividade é onde o documento criado na 1ª atividade é aprovado ou não. O tipo de executor é o papel “Aprovador Documentos Qualidade”. O executor deverá entrar na aba “Anexos”, visualizar o documento e após isso tomar as devidas decisões, sendo (Figura 08):

• Aprovar: O fluxo será direcionado para a atividade de “Homologar Criação”, onde o documento é devidamente publicado pelo solicitante.
• Reprovar: O fluxo será direcionado para a atividade de “Retorno Revisão de Documentos”, onde o criador visualizará o motivo da reprovação e realizará as devidas alterações.
• Cancelar Criação: Cancela a criação, excluindo o fluxo em andamento.

6º Atividade – Retorno Revisão de Documentos: Quando um documento é reprovado na etapa anterior, o criador (Solicitante) recebe essa tarefa para realizar a revisão do documento criado. Após as devidas alterações, o usuário deverá anexar o novo documento e retornar para aprovação (Figura abaixo);

7º Atividade – Homologar Criação: Após a devida aprovação, nessa atividade o criador (solicitante) deverá publicar o documento. Para isso, entre na aba “Anexos” e utilize o botão de publicação, conforme destaque na figura abaixo;

8º Tal procedimento abrirá a tela de publicação, onde serão informados os parâmetros finais do documento (Figura abaixo). Aconselha-se a utilização do tipo de revisão “Compartilhada”, para possibilitar futuras revisões da publicação que está sendo realizada;

9º Após a publicação, finaliza-se o fluxo através da opção de finalização abaixo (Figura abaixo);

PROCESSO PADRÃO PARA REVISÃO DE DOCUMENTOS

1º O processo para revisão de documentos é chamado toda vez que o usuário utilizar a opção de revisão, conforme destaque na figura abaixo:

2º Tal procedimento abrirá a seguinte tela de confirmação (Figura abaixo);

3º Clicar em “Confirmar” (Figura acima);

O processo para revisão de documentos possui a seguinte estrutura (Figura abaixo).

O processo de revisão possui as mesmas atividades do processo de criação. Nos tópicos abaixo serão tratadas três pequenas diferenças:

1º Anexo Automático: No momento que o fluxo de revisão é iniciado o documento vigente é automaticamente anexado ao fluxo. Dentro do fluxo o documento será categorizado como “Documento a ser Revisado”, conforme mostrado na figura abaixo;

2º O usuário deverá então anexar o documento já revisado através da opção “Anexar”, selecionado o tipo de anexo “Documento Revisado” (Figura abaixo);

3º Após anexar, ficarão os dois documentos no fluxo, ou seja, o documento a ser revisado e a versão nova do mesmo para revisão (Figura abaixo);

4º Aviso de Publicação em Revisão: Quando uma publicação está em um fluxo de revisão, é adicionado automaticamente um aviso na publicação, conforme figura abaixo;

5º Publicação Automática: No fluxo de revisão não é mais necessário publicar o documento na última atividade, conforme é realizado no fluxo de criação de documentos. O SmartShare utilizará o anexo do tipo “Documento Revisado” e substituirá a publicação vigente, criando assim a segunda versão da mesma.

Interessante destacar que no andamento do fluxo, com possíveis reprovações, seja necessário anexar mais de um tipo de anexo “Documento Revisado”. Porém, na última atividade (Homologar Revisão) é necessário deixar apenas 1 (um) anexo do tipo “Documento Revisado”. Caso tenha mais de 1 (um) o SmartShare não saberá qual documento deverá ser publicado.