A indexação manual de documentos dispõe ao usuário a possibilidade de publicar novos documentos ou revisar documentos existentes no sistema SmartShare, onde será imprescindível a interação do usuário para que a indexação seja realizada. Neste tipo de indexação, o usuário poderá informar manualmente os dados do arquivo que está sendo indexado, como: títulos, tipos de documentos, palavras-chave, índices e datas, podendo também, se configurado previamente no DI Server, possuir template de índices e tipos de documentos, com isso, durante a indexação esse tipo de dado não será preciso informar, pois o sistema irá preencher os mesmos automaticamente de acordo com a posição configurada nos templates.

Ao iniciar o serviço de indexação manual será aberta automaticamente a tela com o primeiro documento a ser indexado. Nesta tela o usuário visualizará o documento a ser publicado, como mostrado na figura abaixo, passo 1.

Para iniciar a publicação dos arquivos indexados, o usuário deverá selecionar o tipo de documento referente ao documento que está sendo indexado caso o mesmo não possua um template configurado, do contrário o tipo de documento será selecionado automaticamente (Figura 3.8, Passo 2). No painel de tipos de documento, o usuário terá à disposição campos para preencher informações detalhadas sobre o documento, informar a palavra-chave que será utilizada na busca rápida ou avançada do SmartShare e cadastrar as datas de efetivação e vencimento do documento. Após selecionar o tipo de documento, os índices associados ao mesmo serão carregados automaticamente, sendo apresentados na ordem definida através do Gerenciamento de Tipos de Índice do SmartShare, e os valores correspondentes aos índices somente serão preenchidos automaticamente se na configuração de tipo de documento nos serviços do SmartShare DI Server estiver configurado o template do mesmo, seja, template por região, QR Code, código de barras ou nome do arquivo (Figura acima, Passo 3). Caso o tipo de documento selecionado tenha configuração de classificação padrão por grupo de trabalho, no painel Índices da tela de indexação manual será apresentada um campo intitulado Classificação com suas respectivas opções cadastradas e marcado o item definido como padrão para o grupo de trabalho. Além disso, nesse painel o usuário deverá informar o título do documento que esta indexando, caso o tipo de documento selecionado possua máscara de título configurada no Gerenciamento de Tipo de Documento do SmartShare, este campo ficará bloqueado não permitindo que alterações sejam realizadas no título.
Importante ressaltar que, a funcionalidade de aplicar template durante a indexação de documentos somente irá funcionar se o mesmo for previamente configurado pelo administrador do sistema.
Nos campos da tela Indexador, o usuário poderá bloquear os campos apresentados, através do ícone em formato de Cadeado disposto ao lado dos mesmos. Com esse procedimento, a cada nova indexação as informações serão mantidas, trazendo assim maior agilidade nas indexações que possuem os mesmos atributos.
Com todos os campos configurados, para indexar o documento selecionado, o usuário deverá clicar no botão correspondente com a ação ou clicar no F4 do teclado (Figura acima, Passo 5). Caso queira, cancelar a indexação do documento selecionado, clicar no botão, como mostrado na figura acima, passo 6.