Na indexação automática será possível encaminhar documentos para publicação no SmartShare automaticamente, sem necessidade da interação direta do usuário com sistema. Neste tipo de indexação, o usuário terá apenas que informar o tipo de documento que os documentos vinculados ao cliente selecionado terão quando publicados no caso de não possuir template com a região do tipo de documento configurado, e iniciar o serviço de indexação. Os valores dos índices dos tipos de documentos serão capturados conforme as configurações de templates por região ou código de barras previamente definidos no DI Server.
Para iniciar indexação automática de documentos são necessários os seguintes pré-requisitos:
• O tipo de documento não possuir nenhum tipo de índice;
• Se o tipo de documento possuir índice, todos deverão ser marcados como fixo;
• Se o tipo de documento selecionado possuir índices, ter ao menos um do tipo Consulta;
• Caso possuir índices no tipo de documento selecionado, ter ao menos um com OCR ativo;
• Caso possua configuração de quebra, antes de realizar a indexação automática, realize a quebra dos arquivos.
Ao clicar no botão para realizar a indexação automática, será apresentada ao usuário a seguinte tela (Figura abaixo):

Na tela Configuração de Indexação Automática, o usuário deverá definir o tipo de documento, a data de efetivação e a data de vencimento que será utilizada para a indexação automática de documentos vinculados ao cliente selecionado. Lembrando que, os campos de data não possuem preenchimento obrigatório, sendo assim, se não forem informados, o sistema irá assumir como Data de Efetivação a data que a publicação está sendo realizada e o documento não terá Data de Vencimento.
Com os dados devidamente preenchidos na tela de configuração, clicar no botão INICIAR (Figura acima, Passo 2) para dar início a indexação, do contrário, clicar no botão CANCELAR (Figura acima, Passo 3) para sair da tela de configuração e retornar a tela principal de indexação.
Segue abaixo alguns critérios que serão validados durante a indexação automática, garantindo assim o correto funcionamento do mesmo:
• Não será permitido iniciar uma Indexação manual juntamente com uma automática, os mesmos deverão ser realizados em diferentes momentos;
• Não será permitido a indexação automática da mesma pasta de cliente por diferentes usuários.
• Será obrigatório preencher na tela de Configuração de Indexação Automática o tipo de documento que será utilizado, sendo que, essa informação persistirá até que a indexação seja parada ou pausada;
• Se o tipo de documento possuir template por código de barras o sistema somente irá identificar os códigos configurados na aba Template sendo CODE 128 e/ou CODE 39;
• Se o tipo de documento possuir template por nome do arquivo o sistema irá extrair das posições configuradas o valor para substituir nos índices do documento;
• Se o tipo de documento para o cliente possuir configuração de classificação padrão, o valor definido nas configurações de Grupo de Trabalho será vinculado automaticamente ao tipo de documento durante a indexação;
• O sistema irá identificar inicialmente se o cliente informado possui configuração de buscar o tipo de documento através de uma região no documento, caso não possua essa configuração, o mesmo irá abstrair o tipo de documento informado na tela Configuração de Indexação Automática;
• Durante a indexação serão processados 100 documentos por vez ordenados por data de criação;
• Se ocorrer qualquer erro durante o processo de indexação automática, o sistema não irá parar o processo de indexação e os documentos com problema serão encaminhados para a área de crítica de documentos;
Após dar início a indexação automática, não será mais necessário a interação do usuário, pois todos os documentos serão vinculados ao tipo de documento selecionado e encaminhados para publicação automaticamente. Caso ocorra alguma falha na obtenção do código de barras, dos índices extras configurados para o tipo de documento selecionado ou na quebra do arquivo, o sistema irá redirecionar o arquivo com problema para a área de crítica, onde o mesmo será analisado e conferido pelo usuário em paralelo, sem a paralisação do processo de indexação.

Para obter mais informações referente a conferência de documentos em crítica, leia o artigo Crítica.