Finalidade da Indexação em Lotes
A indexação em lote tem como finalidade ajudar o usuário na organização de um grupos de documentos, através da atribuição do valor de índice de um documento a outros que já possuem o tipo de documento identificado, sem necessidade de informar o índice várias vezes no sistema, permitindo assim organizar todos os tipos de documentos identificados com o mesmo valor do índice em vários arquivos.
Configurações necessárias para Indexar em Lotes.
Antes de iniciar uma indexação em lote, é necessário realizar algumas configurações no DI Server. Dentro destas configurações estão:
Clientes: No momento de salvar a digitalização de documentos, o usuário deverá ter previamente cadastrados os clientes e os diretórios das pastas de cada cliente, onde os documentos serão digitalizados ou as indexações realizadas ficarão salvas. Essa configuração é realizada na tela de Gerenciamento de Clientes do DI Server.
Tipo de Documento: Para a Indexação em Lote é importante que o usuário tenha previamente configurado o tipo de documento que será utilizado na indexação, para isso deverá importar o tipo de documento configurado no SmartShare no Gerenciamento de Tipo de Documento do DI Server. Posteriormente, o usuário deverá selecionar a pasta destino do SmartShare, onde ficarão os documentos publicados através do DI quando a indexação for finalizada. Também deverá selecionar a opção Revisar Documentos, caso precise que o sistema revise automaticamente os documentos com índices idênticos. No entanto, nesse tipo de indexação não será preciso validar os índices nem aplicar templates, pois a indexação em lote não realizará nenhuma destas funções.
Para obter mais informação sobre tipo de documento, leia Configuração de Tipo de Documento.
Perfil de Digitalização: Antes de iniciar a indexação é necessário configurar o Perfil de Digitalização no DI Server, onde o usuário deverá selecionar as propriedades de digitalização, informar o Scanner que será utilizado para o perfil que está sendo criado, identificar o caminho da pasta onde estarão os documentos após salvar o lote, selecionar a opção Dividir Arquivos por Capa, para assim, conseguir identificar os tipos de documentos que estão sendo digitalizados durante a quebra, como somente será possível realizar a indexação em lote se o tipo de documento for identificado durante a digitalização. Para alterar a localização da pasta onde será salvo a indexação durante a digitalização, o usuário deverá selecionar a opção “Permitir alterar as Informações?”.
Grupos de Trabalho: Dentro dessa configuração, devem ser associados os usuários que atuarão no sistema, selecionar o cliente onde o grupo de trabalho será criado, informar o caminho físico da pasta principal para salvar os lotes indexados para cada cliente e, muito importante, assinalar a opção Ativo, isso permitirá ao sistema encontrar o grupo de trabalho do cliente que atuará nas funcionalidades do DI Client. Além dessas configurações, na aba Tipo de Documento do Gerenciamento de Grupo de Trabalho, o usuário poderá definir a visibilidade dos índices pertencentes ao tipo de documento e se eles serão fixos ou não.
Para obter mais informação sobre as configurações necessárias para indexar em lote, leia Menu de Configurações, do manual DI Server.
Requisitos necessários para Indexar em Lotes.
Para realizar a Indexação em Lote é preciso que o usuário tenha selecionada a opção de Quebrar por Capa na tela do Gerenciamento de Perfil de Digitalização do DI Server, para assim depois de ter salvo a digitalização dos arquivos, o sistema abrir a tela de Resultado e Quebra Manual de Digitalização, onde o usuário poderá selecionar os tipos de documentos a serem indexados caso estes não tenham sido identificados de forma automática através do QR Code, pois somente será possível realizar a indexação em lote se o tipo de documento for identificado durante a quebra.
Vale ressaltar que no momento da digitalização dos arquivos, o usuário deverá ter uma capa com um QR Code que identifique o código do tipo de documento publicado no SmartShare. Esse QR Code deve ser representado da seguinte forma: CAPADI_(Código do Tipo de Documento) o que permitirá ao sistema reconhecer os tipos de documentos automaticamente ao salvar a digitalização. Caso o sistema não reconheça o valor do tipo de documento, ele será descartado ou incluído no tipo de documento reconhecido antes dele.
Exemplo de identificação de documentos via QR Code: se for indexar dois tipos de documento, sendo Currículo e Contrato deverá ter duas capas com o QR Code correspondente a cada um, no momento da digitalização o usuário deverá colocar a capa Currículo antes desses documentos e depois deles a capa Contrato seguido dos contratos a digitalizar, caso o sistema não reconheça a capa do tipo de documento Contrato, cada contrato digitalizado será identificado pelo sistema como currículo. Lembrando que quando não for possível identificar um dos tipos de documento durante a digitalização, é possível atribuí-lo manualmente na tela de Resultado e Quebra Manual de Digitalização do DI Client.
É importante mencionar que o sistema não irá tratar falhas que ocorram devido à manipulação indevida das pastas.
