Apêndice IX: Processo para Publicação de Documentos

199 02/10/2019

PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Antes de publicar um arquivo no SmartShare, o usuário publicador precisa ter definido qual é o tipo de documento do arquivo a ser publicado. Um tipo de documento é a informação que categoriza o arquivo. O usuário precisa conhecer as configurações mínimas que o tipo de documento desejado precisa ter, tais como:

  • Descrição: para identificar a publicação;
  • Tipo de publicação: para definir o documento será on-line, um link, ou arquivo pronto;
  • Ações permitidas: para determinar se o documento poderá ser visualizado, baixado (download), enviado por e-mail e/ou impresso;
  • Ícone: para identificar o tipo de documento visualmente;
  • Vínculo: para restringir documentos a determinado centro/área;
  • Aba Tipo de Índice: para auxiliar nas buscas do documento;
  • Aba Perfis: selecionar os perfis que podem publicar esse tipo de documento;

Estas são as configurações mínimas que o usuário deve conhecer sobre o tipo de documento que pretende selecionar para a sua publicação. Se o tipo de documento com as configurações desejadas não existir, o usuário deve entrar em contato com o Administrador do SmartShare para que seja analisada a possibilidade de criação de um novo tipo de documento. Caso já exista, basta o usuário selecioná-lo;

É importante para o usuário publicador saber que as configurações do tipo de documento selecionado impactam diretamente nas configurações da publicação.

Passo a passo de uma publicação:

  • Acessar a pasta na qual o documento será publicado;
  • Clicar na opção “Nova Publicação”;
  • Selecionar o Tipo de Documento;
  • Informar um nome para o documento, no campo Título;
  • Informar uma breve Descrição do documento (opcional);
  • No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento, que será utilizado na busca pela publicação no sistema;
  • Clicar no ícone ao lado do campo “Pasta Destino” para selecionar a pasta onde o arquivo será publicado e CONFIRMAR;
  • Para cancelar a seleção da pasta a qual a publicação será destinada, clicar na opção CANCELAR;
  • No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
  • Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
  • Informar à data que a publicação será efetivada no sistema;
  • Informar à data que a publicação irá expirar no sistema;
  • Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil em específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para seleção, o usuário deverá contatar o administrador do SmartShare para que o mesmo faça a análise e configure se necessário;
  • Se for realizar mais de uma publicação o usuário deverá marcar a opção “Não Fechar ao Concluir”;
  • Para concluir a publicação, clicar na opção CONFIRMAR;

 Para cancelar a publicação do arquivo no sistema, clicar na opção CANCELAR;