Informações Gerais sobre as Publicações

O SmartShare disponibiliza ao administrador informações importantes sobre os documentos publicados, permitindo acompanhar o status dos documentos aos quais ele possui permissão. Nestas informações o usuário poderá visualizar se o documento já foi visto ou não (Figura abaixo, Passos 1 e 2), o nome do documento e quem o publicou (Figura abaixo da figura a seguir ,Passos 1 e 2), permite também, visualizar se o documento está em revisão por qualquer outro usuário, isto evita que duas pessoas alterem o documento ao mesmo tempo, o que ocasionaria na perda de informações da publicação menos recente. Quando uma publicação estiver em fluxo de revisão, é adicionado automaticamente um aviso na publicação, como mostrado na figura abaixo. Além desses acompanhamentos, será disposto ao administrador um ícone, nas publicações vinculadas a assinatura digital, informando que documento ainda não foi assinado ou se já está (Figura abaixo, Passos 4 e 5).

Para acessar informações detalhadas sobre o documento, o usuário deverá clicar no ícone “i”, como mostrado na figura acima o passo 3, uma parte adicional à publicação abrirá contendo cinco abas que trarão ao usuário várias informações, tais como (Figura abaixo):

Propriedades: Esta aba apresentará detalhes da publicação, datas de efetivação e vencimento, pasta em que foi publicado, publicador, número de acessos, link de acesso e a resolução de DPI utilizada na digitalização do documento se houver, do contrário irá informar que o DPI não foi encontrado.

Índices: Informará os índices que foram cadastrados no documento. Os índices são utilizados na pesquisa avançada, a fim de localizar documentos.

Histórico: Mostrará todo o histórico de revisão do arquivo em questão. Ao clicar em cima da versão é possível visualizar o documento da forma que se encontrava na data da versão publicada. Além de permitir a visualização de cada versão do documento, estará disponível para o usuário as informações de data de efetivação e vencimento, usuário publicador, nome do arquivo no repositório físico e a versão do documento.

Links: Mostrará links para anexo e publicações vinculadas ao documento;

Relatórios: Disponibilizará relatório de usuários que realizaram a leitura do documento, relatório de leitores obrigatórios e status da leitura.

Para voltar à pasta anterior, basta seleciona-la no painel Pastas. Essas pastas ficarão posicionadas acima da pasta atual, que o usuário estará navegando no momento, com o nome em cinza.