Gerenciamento Subprocesso

O SmartShare dispõe ao administrador a possibilidade de configurar dentro de um processo a participação de um outro intitulando-o no sistema por subprocesso. O subprocesso deve ser selecionado ainda dentro do desenho do fluxograma, por tanto esta opção de configuração somente estará ativa no menu do processo se no fluxograma tiver alguma atividade associada a um subprocesso, caso contrário está opção estará desabilitada para seleção no menu do processo. A inclusão dessa ferramenta é feita através do Editor Gráfico (Item fluxograma do menu de processos), sendo possível apenas alterar e configurar os registros neste gerenciamento. Ao acessar o menu Subprocesso, será apresentado ao administrador a tela com a listagem de subprocessos inclusos no processo através do editor gráfico (Figura abaixo, Passo 1).

Aba Listar

Na aba Listar, o administrador poderá organizar os registros por ordem alfabética ou ordem crescente e decrescente, usando com critérios as descrições do subprocesso (Figura abaixo, Passo 2). Também nesta aba, será possível acessar de maneira rápida e fácil às abas Detalhes e Conversão através dos ícones dispostos ao lado de cada registro, como mostrado na figura abaixo os passos 3 e 4.

Para obter mais informações referente a editor gráfico, leia Fluxograma (Editor Gráfico).

Aba Detalhes

Na aba Detalhes, o administrador terá acesso a informações referentes ao subprocesso selecionado, podendo realizar a edição do mesmo, sendo que essas alterações só poderão ser realizadas quando o processo estiver em modo de revisão, do contrário os dados virão desabilitados. Segue abaixo o detalhamento dos campos dispostos na aba Detalhes (Figura abaixo, Passo 1):

Atividade: Este campo virá preenchido com o nome da atividade;

SubProcesso: Este campo virá preenchido com a descrição do subprocesso informada no fluxograma;

Avanço Imediato: Ao ativar essa opção, o fluxo pai não irá aguardar a conclusão do subprocesso e continuará a avançar automaticamente. Isso permite que o fluxo pai prossiga com outras atividades enquanto o subprocesso ainda está sendo executado.

Permitir Cancelar/Finalizar Fluxo: Com essa opção ativada, será possível excluir ou finalizar o fluxo pai mesmo que ainda existam subprocessos em andamento. Isso oferece a flexibilidade de interromper ou concluir processos maiores sem esperar a conclusão de todos os subprocessos associados.

Replicar Anexo: Selecionar as opções de replicação do anexo, ou seja, em qual momento os anexos inseridos no processo principal serão replicados para o subprocesso, podendo ser:

• Nenhum: Não irá replicar os anexos para o subprocesso.
• Início: Irá replicar os anexos do processo principal, logo que o subprocesso for iniciado.
• Término: Os anexos serão replicados na última atividade do subprocesso.
• Início e Término: Irá replicar os anexos inseridos no processo principal, ao iniciar e finalizar o subprocesso.

Replicar Formulário: Informar em qual momento o formulário do processo principal será replicado para o subprocesso. As opções listadas possuem a mesma descrição que as opções do campo acima (Replicar Anexo);

Após configuração dos campos do subprocesso selecionado, clicar em SALVAR para validar as informações inseridas no registro. Lembrando que, a exclusão de atividades subprocesso, igualmente a inclusão, é realizada através do Editor Gráfico (Item Fluxograma do menu de processos), e dependendo da opção selecionada nos campos Replicar Anexo e Replicar Formulário é que será possível realizar a configuração da seguinte aba. Neste gerenciamento, o administrador poderá também, realizar buscas em todos os registros cadastrados, no qual retornará da mesma os registros com o nome igual ou parecido ao pesquisado, para isso o mesmo deve acessar a aba Buscar e informar a descrição da atividade e/ou descrição do subprocesso que deseja localizar (Figura acima, Passo 2).

Aba Conversão

Na aba Conversão, o administrador poderá replicar anexos do processo, campos e formulários a partir do processo base para o subprocesso. Ao acessar está aba abrirá uma tela com as informações sobre conversão de anexo e formulário do subprocesso, para isso o administrador deverá selecionar um campo e/ou anexo do processo principal, em seguida selecionar um campo e/ou anexo pertencente ao subprocesso e associar o registro, clicando no botão correspondente a ação, que em seguida aparecerá na lista ao lado (Figura abaixo, Passo 1). Para desassociar o campo ou formulário da listagem, o administrador terá que selecionar o registro na lista e clicar no botão DESASSOCIAR.

Obs.: Dependendo da opção selecionada nos campos Replicar Anexo e Replicar Formulário é que será possível realizar a conversão dos mesmos na aba Conversão.

Para sair da tela de Gerenciamento de Subprocesso, o administrador deverá clicar na opção SAIR, representada pelo ícone (X) ou acessar outro menu de configuração do processo, acessando a opção Ir para… (Figura acima, Passo 2), onde será encaminhado diretamente ao menu selecionado. Caso surjam dúvidas durante a navegação no sistema referente à configuração de subprocesso, o usuário deverá clicar no ícone em formato (?).