Gerenciamento de Conferência

O Gerenciamento de Conferência dispõe ao administrador, a possibilidade de realizar a configuração para a conferência de documentos durante o andamento do fluxo. Neste menu, é possível relacionar os documentos que possuem um tipo de anexo previamente cadastrado, aos papéis que serão responsáveis pela conferência, bem como, definir a obrigatoriedade de inclusão dos tipos de documentos para o avanço do fluxo e a ordem como os mesmos serão apresentados. Importante ressaltar que, o menu Conferência somente será habilitado no processo se o mesmo estiver liberado na licença juntamente com o módulo BPM, bem como, se uma das atividades pertencentes ao processo possuir a opção Conferência configurada (Quantitativa ou Quantitativa e Qualitativa). Para obter este módulo, entre em contato com o fornecedor para solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois a mesma é uma opção complementar do sistema.

Para obter mais informações referentes à opção Quantitativa ou Quantitativa e Qualitativa, leia Gerenciamento de Atividades.

Aba Incluir

Para iniciar a inclusão dos tipos de documentos que serão analisados no fluxo no processo, o administrador deverá acessar o menu Conferência e clicar na aba Incluir, como mostrado na figura abaixo:

Tipo de Documento: Selecionar um tipo de documento que terá controle de conferência. Por padrão, para que os tipos de documentos sejam apresentados nesta listagem, os mesmos devem estar associados a anexos, previamente cadastrados no Gerenciamento de Tipo de Anexo do processo. Neste campo somente será apresentado os tipos de documentos vinculados a anexos do tipo Documento Eletrônico e Publicação SmartShare, sendo que para esses tipos não será obrigatório informar um tipo de documento, a menos que a opção Publicar ao Concluir for marcada. Importante ressaltar que, caso exista tipos de anexos diferentes, mas com o mesmo tipo de documento, neste campo o mesmo será apresentado para configuração apenas uma vez, ou seja, as configurações realizadas para o tipo de documento em questão serão aplicadas para ambos os anexos;

Para obter mais informações sobre o cadastro de anexos, leia Gerenciamento de Anexos.

Obrigatório: Se marcado, o tipo de documento selecionado será obrigatório para avançar as atividades de conferência, ou seja, o fluxo não irá avançar se este tipo de documento não for anexado ao processo e analisado;

  Papéis de Conferência: Informar os papéis que poderão ver este tipo de documento durante a análise qualitativa. Para associar papéis de conferência a um documento, o administrador terá que clicar na opção Associar, como mostrado na figura acima o passo 2, que será apresentada ao mesmo uma tela com a listagem de todos os papéis existentes no sistema (Figura abaixo). Esta associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos registros, onde o administrador seleciona os papéis desejados, em seguida clica em CONFIRMAR para validar a associação dos registros selecionados.  Para desassociar um papel de conferência de um documento, o administrador terá que selecionar o papel desejado e clicar em Desassociar (Figura acima, passo 3).

Papéis de Acompanhamento: Informar os papéis que poderão acompanhar este tipo de documento durante a análise qualitativa, sem poder alterar nada no processo. Para associar papéis de acompanhamento a um documento, o administrador terá que clicar na opção Associar, como mostrado na figura inicial o passo 4, que será apresentada ao mesmo tempo uma tela com a listagem de todos os papéis existentes no sistema (Figura acima). Esta associação pode ser de um único tipo ou de múltiplos registros, onde o administrador seleciona os papéis desejados, em seguida clica em CONFIRMAR para validar a associação dos registros selecionados. Para desassociar um papel de conferência de um documento, o administrador terá que selecionar o papel desejado e clicar em Desassociar (Figura acima, passo 5).

Ordenação: Informar a ordem de prioridade dos tipos de documento durante a análise, podendo ser, Alta (1) ou Baixa (255);

Zoom Padrão: Informar o tamanho de zoom que o documento será apresentado ao visualizar o mesmo na conferência, podendo ser: 200%, 100%, 75%, 50% e 25%. Por padrão, o campo será apresentado com o zoom de 100%;

Após todas as configurações realizadas, clicar em SALVAR para concluir a inclusão, para CANCELAR a edição do mesmo, clicar no botão correspondente com a ação.

Aba Conferência

Para iniciar a inclusão e relacionamento dos critérios aos tipos de documentos que serão analisados no fluxo no processo, o administrador deverá acessar o menu Conferência e clicar na aba Conferência, como mostrado na figura abaixo:

Segue abaixo detalhamento para o correto preenchimento dos campos apresentados pela tela de inclusão de critérios para conferência (Figura acima, passo 1):

Critério: Descrever o critério de avaliação desejado para o tipo de documento selecionado;

Detalhamento: Neste campo, fornecer informações elaboradas sobre o critério que está sendo criado para o tipo de documento. Após a inclusão do detalhamento do critério, clicar em ADICIONAR para concluir a mesma (Figura acima, passo 2), para LIMPAR os campos preenchidos, clicar no botão correspondente com a ação (Figura acima, passo 4).

Observação Obrigatória ao Reprovar: Se sinalado, durante a execução do fluxo com conferência, os critérios reprovados pelo conferente deverão possuir observação obrigatória informando o motivo pela qual o mesmo foi reprovado, para assim, avançar a atividade;

Os critérios podem sofrer alterações de acordo com a necessidade do administrador, podendo ser alterado a descrição do critério, o detalhamento do mesmo e a ordenação de como eles serão apresentados durante a execução do fluxo. Para realizar alterações nos critérios cadastrados, utilizar as ações dispostas ao lado dos mesmos (Detalhar e Excluir), caso queira ordenar os registros de validação, utilizar as setas de ordenação (Figura acima, passo 3).

Importante ressaltar que, esta opção só irá funcionar corretamente se a opção de avanço for do tipo aprovadora ou reprovadora.

Aba Listar

Os registros cadastrados ficarão dispostos ao administrador na aba Listar, onde o mesmo visualizará todos os tipos de documentos, com o seu código de registro e sua descrição, podendo também, acessar de modo fácil e rápido a opção Detalhar Registro, como mostrado na figura abaixo o passo 1. Na aba Listar é possível também, definir a ordem que os registros estarão dispostos para visualização na tela de gerenciamento, sendo por:

Código: Esta opção irá organizar os registros por ordem de código (Crescente ou Decrescente). Para ativar este tipo de ordenação, clicar em cima de Código, para listar em ordem crescente e outro clique para listar em ordem decrescente (Figura abaixo, Passo 2).

Descrição: Organiza os registros por ordem alfabética, clicar em cima de Descrição, para ativar a ordenação (Figura abaixo, Passo 3).

Aba Detalhar

Para detalhar os registros de critérios e realizar possíveis alterações nos mesmos, o administrador deverá acessar a aba Detalhar (Figura abaixo). Nesta aba, serão apresentadas todas as informações referentes aos tipos de documentos selecionados para detalhamento (Figura abaixo, Passo 1). Por padrão, durante a edição dos critérios selecionados não será possível alterar o campo Tipo de Documento.

Para alterar os papéis de conferência, o usuário deverá utilizar as opções Associar e Desassociar (Figura abaixo, Passo 2 e 3).

Para obter informações referente à conferência de documentos no andamento do fluxo, leia Apêndice XII: Processo de Conferência de Documentos.