Criação de Processos BPM

339 15/10/2019

Neste tópico o administrador encontrará informações importantes para a configuração de processos no SmartShare, e o detalhamento de cada passo para uma correta configuração do mesmo. Sendo que, para ter acesso a qualquer configuração que envolva processos BPM (Atividades, Condições, Formulários, Anexos, Calendários, Templates e Consultas), será necessário ter este módulo liberado na licença, bem como, a quantidade limite para a criação de processos no sistema SmartShare. Importante ressaltar que, o mesmo conta com módulos complementares, como: Conferência e Formulário 2.0. Caso deseje adquirir este módulo, entre em contato com o fornecedor para solicitar a implementação dessa funcionalidade, pois a mesma é uma opção complementar do sistema.

Com o módulo BPM liberado na licença, para iniciar a configuração de qualquer processo, é necessário que alguns dados estejam prontos e em ordem para serem utilizados na configuração, são eles:

  • Ter a relação de todas as etapas que o fluxo passará para a conclusão do mesmo (Atividades);
  • Usuários participantes e executores responsáveis pelas atividades do fluxo;
  • Formulários utilizados nas atividades do fluxo, incluindo os campos que compõem o mesmo;
  • Anexos: Ter a relação de arquivos e/ou links que possivelmente serão anexados aos processos;
  • É necessário identificar as etapas do fluxo onde será preciso utilizar o envio de notificações referente à atividade, por e-mail;
  • Sub-Processos: Verificar se, o mesmo terá processos secundários que serão disparados através do fluxo;
  • Identificar se, em alguma etapa do fluxo é necessário à aprovação de um grupo (Comitês) para que o mesmo avance;
  • Condições: Ter todas as regras pelas quais as atividades seguirão, garantindo assim, que o fluxo só avance, caso suas condições sejam realizadas corretamente;
  • Variáveis: Identificar se o processo terá conexão com outros sistemas;
  • Ter um esboço com a sequência de execução das etapas do fluxo (Fluxograma);
  • Acompanhamento: Verificar se, o processo terá alguma regra de acompanhamento para cada etapa do mesmo;

Para obter mais informações referente à BPM, leia Conceitos: BPM.