Apêndice XVI: Processo de Fluxo com Assinatura Local Obrigatória

PROCESSO DE FLUXO COM ASSINATURA LOCAL OBRIGATÓRIA

O sistema SmartShare permite que seja realizado durante o andamento do fluxo a análise de liberação e não liberação de assinatura através do sistema local Signer para os documentos anexados ao processo. A análise dos documentos anexados ao fluxo é realizada através de uma atividade configurada com anexos do tipo Documento Eletrônico e/ou Publicação SmartShare com assinatura do tipo Local e obrigatória, onde o usuário conferente responsável pela execução da atividade identifica pela votação quais documentos vinculados aos anexos serão liberados ou não para assinatura. 

PRÉ-REQUISITOS

Para iniciar a criação e configuração de um processo BPM com assinatura digital local de anexos no sistema SmartShare, é necessário que alguns dados estejam prontos para serem utilizados, são eles:

• Ter o levantamento de todos os dados para a criação do processo, como: formulários, atividades, usuários participantes, anexos, mensagens de notificação, condições e prazos para execução do fluxo;
• Ter a relação de todos os tipos de documentos necessários, e que serão definidos como anexo do processo;
• Ter a definição de quais anexos terão assinatura obrigatória nas atividades;

FUNCIONAMENTO

A seguir será apresentado um exemplo completo de um fluxo envolvendo a liberação de documentos para assinatura local (Signer). O fluxo apresentado na figura abaixo é meramente exemplificativo, ou seja, o mesmo somente servirá para explicar como funciona as configurações de assinatura local obrigatória definidas para o processo durante a execução do fluxo.

1º Atividade “Adic. Anexos”: Nesta atividade apenas os anexos serão adicionados ao fluxo;

2º Atividade “Anexos Ass. Local Obrig.”: Nesta atividade o usuário fará a análise dos anexos e a liberação dos mesmos para assinatura;

3º Condição “Aprovado” e “Reprovado”: Se Aprovado, a atividade será bloqueada e ficará aguardando a assinatura local dos anexos, caso seja Reprovado, a atividade irá retornar a tarefa anterior para eventuais correções;

4º Atividade “Anexos Assinados”: Está atividade somente será executada quando todas as assinaturas locais forem aplicadas aos anexos do fluxo;

5º Na primeira atividade “Adic. Anexos”, o usuário executor deverá preencher os dados necessários no formulário do processo e realizar a inserção dos anexos obrigatórios ou não para o avanço da atividade (Figura abaixo).

6º Na atividade “Anexos Ass. Local Obrigatória”, o usuário deverá realizar a análise em todos os anexos configurados com assinatura do tipo local e que sejam obrigatórios na atividade em questão, identificando quais serão liberados e quais não serão liberados para o sistema de assinatura SmartShare Signer. Os anexos com assinatura obrigatória estarão ordenados nesta atividade por grupos, são eles:

• Aguardando avaliação para assinatura: Será disposto todos os anexos que são do tipo de assinatura digital Local obrigatórios que ainda não foram avaliados.
• Liberado para assinatura: Apresentará os documentos do tipo de assinatura Local que já foram liberados para serem assinados independente se são obrigatórios ou não.
• Não liberados para assinatura: Irá listar os documentos que foram analisados porém não estão aptos a serem assinados pelo usuário responsável.
• Outros: Agrupará os tipos de anexos que possuem assinatura Web, os anexos que não possuem assinatura digital obrigatória, e quaisquer outros tipos de anexos que não estejam envolvidos com a assinatura digital.

Se todos os anexos forem aprovados e liberados, o usuário poderá avançar o fluxo para a assinatura, caso contrário, ao reprovar a atividade a mesma voltará para a tarefa anterior para que o documento incorreto seja alterado (Conforme fluxograma exemplo). Lembrando que, antes de efetivar o avanço da atividade é possível cancelar a análise realizada, para isso, o usuário deverá clicar no ícone (-) apresentado ao lado dos anexos com assinatura local analisados, e assim, desfazer o voto realizado e voltar ao status inicial do anexo (Figura abaixo, Passo 1).

Importante ressaltar que, caso a opção de avanço da atividade seja Reprovadora, todos os anexos com assinatura local obrigatória deverão ser analisados na atividade, independentemente do voto. Se a opção for Aprovadora, todos os anexos com as configurações citadas acima deverão estar além de analisadas, liberadas para o processo de assinatura no Signer.

7º Com os anexos devidamente liberados (Figura abaixo), ao avançar o fluxo que possui assinatura do tipo local, será emitido um alerta ao usuário informando-o que o fluxo foi enviado para o processo de assinatura;

8º Quando o fluxo chegar nesta etapa não será possível forçar o avanço do fluxo, ou seja, o mesmo terá seu avanço bloqueado momentaneamente até que a assinatura local seja realizada, na qual, se realizada o avanço da atividade será automático;

9º Importante, se o usuário possuir permissão para acompanhar processo, o mesmo poderá realizar este acompanhamento nos fluxos com assinatura local em andamento, na qual estará identificado no fluxo que o mesmo está aguardando assinatura digital dos anexos para serem avançados;

10º Além do acompanhar processo, o usuário terá à disposição uma central com a listagem de fluxos que foram liberados e possuem anexos pendentes de assinatura, permitindo ao usuário um controle sobre o total de fluxos pendentes, a visualização de históricos do fluxo e cancelar o estado de documentos liberados para assinatura. Ao cancelar o envio dos anexos do fluxo para a assinatura, o usuário poderá executar novamente a atividade do fluxo e alterar algum possível voto. 

Por padrão, esta opção de filtro somente irá aparecer se o módulo de Certificado Digital estiver liberado na licença do produto SmartShare.