Apêndice XI: Processo Aprovação de Documentos

PROCESSO APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para habilitar as configurações de acompanhamento de documentos, o tipo de documento associado à publicação deverá estar marcado para utilizar esta configuração, ou seja, deverá estar marcado com a opção Requer Leitura Obrigatória, para obrigar os usuários leitores ou associados a este tipo de documento confirmarem sua leitura, ou Requer Aprovação, para encaminhar a publicação para aprovação e assim que todos os votos ou a maioria, dependendo da opção selecionada no tipo de documento, forem realizados o documento será efetivamente publicado no sistema. Essa configuração cabe ao administrador do SmartShare e/ou usuário com permissão de acesso as telas de gerenciamento. Se o tipo de documento com essa configuração não existir, contatar o Administrador do SmartShare para que seja analisada a possibilidade de criação.

1º Ao publicar arquivos e associa-los a um tipo de documentos marcado com aprovação, habilitará o seguinte ícone (Figura abaixo), através dele o usuário que realizou a publicação poderá acompanhar o andamento da aprovação:

2º Este ícone ficará ativo para usuário leitores e usuários configurados com leitura obrigatória para o tipo de documento. Ao clicar sobre o ícone, no painel central no SmartShare o usuário visualizará os documentos que precisa ler, e quando acessados disponibilizarão de um botão para o mesmo confirmar a leitura do documento selecionado (Figura final, Passo 1).

3º Caso possua algum documento para aprovar, o ícone abaixo ficará ativo. Ao clicar sobre o mesmo, no painel central do SmartShare será apresentado os documentos que necessitam de aprovação.

Ao clicar sobre a publicação que necessita de aprovação e/ou leitura obrigatória a seguinte tela será apresentada ao usuário. Nesta tela, o usuário visualizará o documento que precisa ler e aprovar, no lado esquerdo da tela o mesmo visualizará o painel de aprovação, onde poderá inserir observações referentes a seu voto, caso o voto for de reprovação esse campo terá seu preenchimento obrigatório (Figura abaixo, Passo 2). No painel Aprovadores, estará dispostos todos os usuários envolvidos na aprovação e seus respectivos votos e suas observações (Figura abaixo, Passo 3). Para ocultar o painel de aprovação, o usuário deverá clicar no ícone, como mostrado na figura abaixo o passo 4, e para acessar o painel novamente basta clicar sobre o mesmo ícone.

Lembrando que, o documento somente será publicado no sistema depois que todos os usuários envolvidos na aprovação estiverem concluídos seu voto.