Apêndice X: Processo para Publicação de Documentos de Usuário Indexador

202 02/10/2019

PROCESSO PARA PUBLICAÇÃO DE DOCUMENTO DE USUÁRIO INDEXADOR

Usuários indexadores são definidos pelo Administrador do SmartShare, é ele que define quais usuários e quais tipos de documentos poderão publicar. No SmartShare o usuário indexador, de acordo com suas permissões, tem a possibilidade de gerar conteúdo no sistema, através de um portal específico para publicação de documentos. As publicações feitas pelo portal indexador são direcionadas para pastas dentro do SmartShare que o próprio usuário poderá selecionar. Antes de publicar um arquivo no SmartShare, o usuário indexador precisa ter definido qual é o tipo de documento do arquivo a ser publicado. Um tipo de documento é a informação que categoriza o arquivo. O usuário precisa conhecer as configurações mínimas que o tipo de documento desejado precisa ter, tais como:

  1.  Descrição: para identificar a publicação;
  2. Tipo de publicação: para definir o documento será on-line, um link, ou arquivo pronto;
  3. Ações permitidas: para determinar se o documento poderá ser visualizado, baixado (download), enviado por e-mail e/ou impresso;
  4. Ícone: para identificar o tipo de documento visualmente;
  5. Vínculo: para restringir documentos a determinado centro/área;
  6. Aba Tipo de índice: para auxiliar nas buscas do documento;
  7. Aba Perfis: selecionar os perfis que podem publicar esse tipo de documento;

Estas são as configurações mínimas que o usuário deve conhecer sobre o tipo de documento que pretende selecionar para a sua publicação. Se o tipo de documento com as configurações desejadas não existir, o usuário deve entrar em contato com o Administrador do SmartShare para que seja analisada a possibilidade de criação de um novo tipo de documento. Caso já exista, basta o usuário selecioná-lo;

É importante para o usuário indexador saber que as configurações do tipo de documento selecionado impactam diretamente nas configurações da publicação.

Passo a passo de uma publicação:

  • Acessar o portal indexador, com sua senha de acesso;
  • Selecionar o tipo de documento;
  • Informar um nome para o documento, no campo Título;
  • Informar uma breve Descrição do documento (opcional);
  • No campo Palavra Chave, associar uma palavra ou o próprio título do documento;
  • Clicar no ícone ao lado do campo “Pasta Destino” para selecionar a pasta onde o arquivo será publicado e CONFIRMAR;
  • Para cancelar a seleção da pasta a qual a publicação será destinada, clicar na opção CANCELAR;
  • No campo Ordenação, manter a opção que vem como padrão;
  • Informar o tipo de revisão, podendo ser restrita ou compartilhada;
  • Informar à data que a publicação será efetivada no sistema;
  • Informar à data que a publicação irá expirar no sistema;
  • No campo Arquivo, informar o caminho que o arquivo a ser publicado se encontra;
  •  Selecionar os perfis que terão acesso a publicação, caso necessite que algum perfil em específico tenha acesso a publicação e o mesmo não estiver sendo listado para seleção, o usuário deverá contatar o administrador do SmartShare para que o mesmo faça a análise e configure se necessário;
  • Para associar algum documento existente à publicação, selecionar a aba Publicações Relacionados;
  • Para concluir a publicação, clicar na opção CONFIRMAR;
  • Para cancelar a publicação do arquivo no sistema, clicar na opção CANCELAR;

Se for realizar mais de uma publicação o usuário deverá clicar na opção LIMPAR, todas as configurações da última publicação serão excluídas;